ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ MINH TIẾN	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 12/QĐ-UBND	Minh Tiến, ngày 18  tháng  01 năm 2020

 

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế sử dụng phần mềm Quản lý Văn bản và

Hồ sơ công việc TDOfice của xã Minh Tiến

 

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ MINH TIẾN

Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 4764/2017/QĐ-UBND ngày 11/12/2017 của UBND tỉnh Thanh Hóa về việc Ban hành Quy chế quản lý, vận hành và khai thác sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Thanh Hóa;

Xét đề nghị của Công chức Văn phòng - Thống kê và Công chức VH-XH xã Minh Tiến.

 

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc TDOfice của xã Minh Tiến.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3.  Công chức Văn phòng thống kê, Công chức Văn hóa – xã hội các công chức chuyên môn, các Đoàn thể có liên quan có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:                                                      - Như Điều 3;                                                       - Lưu: VT.

CHỦ TỊCH           Phan Thanh Lâm

 

                                                  

QUY CHẾ

Sử dụng phầm mềm Quản lý Văn bản và Hồ sơ công việc TDOfice của xã Minh Tiến
(Ban hành kèm theo Quyết định số:12/QĐ-UBND ngày 18/01/2020 của CT UBND xã Minh Tiến)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

-  Quy chế này quy định về quản lý, vận hành và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của UBND xã Minh Tiến

-  Quy chế này được áp dụng đối với cán bộ, công chức, người lao động (sau đây gọi tắt là cán bộ, công chức) tham gia quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của UBND xã.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

-  Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc là phần mềm tin học hoá các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức gửi, nhận, lưu trữ, tìm kiếm văn bản, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các cơ quan, đơn vị.

-  Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

-  Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

-  Tài khoản là tên (user name) và mật khẩu (password) đăng nhập được cấp cho mỗi cán bộ, công chức để truy cập và sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

-  Trình duyệt là một phần mềm ứng dụng cho phép người sử dụng xem và tương tác với các văn bản, hình ảnh, đoạn phim, nhạc, trò chơi và các thông tin khác ở trên một cổng/trang thông tin điện tử của một địa chỉ trên mạng toàn cầu hoặc mạng nội bộ.

Điều 3. Tên miền và tài khoản truy cập hệ thống quản lý văn bản và điều hành.   

Tên miền chung để truy cập phần mềm quản lý văn bản và điều hành cho cán bộ, công chức xã Minh Tiến:  htttp://qlvb.thanhhoaict.gov.vn

-  Định dạng tên miền truy cập hệ thống quản lý văn bản và điều hành của từng cơ quan, đơn vị.

-  Tên miền truy cập hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, đơn vị chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh: sử dụng tên viết tắt bằng tiếng Việt viết liền không khoảng trống và không dấu theo dạng: <qlvb>-<tên viết tắt của đơn vị> qlvb.thanhhoaict.gov.vn.

b) Tên miền truy cập hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cán bộ, công chức: sử dụng tên của chức danh tương ứng và vị trí việc làm tương ứng bằng tiếng Việt viết liền không khoảng trống và không dấu theo dạng qlvb.thanhhoaict.gov.vn

Điều 4. Định dạng của văn bản điện tử được trao đổi trên phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử.

-  Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

-  Ký tự thể hiện trong văn bản điện tử thực hiện theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc thống nhất dùng phông chữ Unicode, Bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Bộ mã Unicode) trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước.

-  Ngôn ngữ sử dụng trong phần mềm quản lý văn bản và điều hành bằng ngôn ngữ tiếng Việt có dấu.

-  Định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử

-  Văn bản điện tử bao gồm văn bản điện tử có thể chỉnh sửa và văn bản điện tử không thể chỉnh sửa, có định dạng tệp dữ liệu được quy định như sau:

-  Văn bản điện tử có thể chỉnh sửa sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật .txt, .odt, .rtf, .doc, .xls, .ppt, .docx, xlsx, pptx hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật.

-  Văn bản điện tử không thể chỉnh sửa là văn bản dạng ảnh quét, được số hóa từ văn bản gốc (có chữ ký của Thủ trưởng cơ quan và dấu của cơ quan, đơn vị) sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf) hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật.

-  Văn bản điện tử được nén từ nhiều hoặc một tệp văn bản nhằm giảm thiểu dung lượng. Sử dụng định dạng nén dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.zip) hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật.

-  Dung lượng các văn bản điện tử được sử dụng để đính kèm trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành không quá 10MB.

Điều 5. Chuẩn trao đổi thông tin

         Tất cả thông tin trao đổi qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành của tỉnh phải đảm bảo tuân thủ theo các yêu cầu, tiêu chuẩn về ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước được Chính phủ, cơ quan quản lý chuyên ngành ban hành.

Điều 6. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Giá trị pháp lý của văn bản điện tử trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành    thực hiện theo Điều 35 của Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước cụ thể:

-  Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước.

-  Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản.

Điều 7. Cách thức trao đổi văn bản trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành

1. Trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử

-            Trong phạm vi nội bộ các cơ quan, đơn vị: văn bản chỉ đạo, điều hành; lịch công tác; các chương trình, kế hoạch; giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo, xin ý kiến; thông báo chung của cơ quan, đơn vị; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc.

-  Giữa các cán bộ, công chức: văn bản tham gia ý kiến, góp ý; văn bản để biết, để báo cáo; lịch công tác; giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp.

2. Trao đổi dưới dạng hỗn hợp (gửi cả văn bản giấy và văn bản điện tử)

Các loại văn bản không thuộc quy định tại Khoản 1 Điều này, khi phát hành văn bản bắt buộc phải gửi kèm văn bản điện tử qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành tương ứng nội dung văn bản giấy.

Điều 8. Quy định bắt buộc trong việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc

1. Văn bản, hồ sơ có tính mật, tối mật và tuyệt mật thuộc Danh mục bí mật nhà nước, các đơn thư khiếu nại, tố cáo, các thông tin nhạy cảm (những thông tin liên quan đến lĩnh vực dân tộc, tôn giáo, đối ngoại chưa có kết luận của cơ quan có thẩm quyền) hoặc những tài liệu mang tính chất đồi trụy không được cập nhật, lưu trữ và xử lý trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

2. Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc phải được cài đặt tập trung tại Trung tâm dữ liệu của tỉnh. Riêng đối với các cơ quan, đơn vị có đủ điều kiện để cài đặt, quản lý, vận hành phần mềm quản lý văn bản và điều hành có thể cài đặt phân tán nhưng phải tự chịu trách nhiệm về an toàn dữ liệu.

Điều 9. Lưu trữ văn bản điện tử

Việc lưu trữ văn bản điện tử phải đảm bảo theo Điều 7 và Điều 8 tại Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ về việc quy định chỉ tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Điều 10. Trường hợp phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc gặp sự cố kỹ thuật

Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới phần mềm quản lý văn bản và điều hành tạm ngừng hoạt động hoặc không bảo đảm tính an toàn của văn bản điện tử thì công chức Văn phòng có trách nhiệm:

-  Thông báo ngay cho Chủ tịch UBND xã và người có tài khoản sử dụng trong đơn vị biết về sự cố, thời gian tạm dừng, thời gian bắt đầu sử dụng lại, các biện pháp tạm thời được áp dụng trong thời gian tạm dừng, các biện pháp cập nhật văn bản vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành khi bắt đầu sử dụng lại.

-  Tiến hành các biện pháp cần thiết trong khả năng nhằm nhanh chóng khắc phục, giải quyết sự cố, phục hồi phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

-  Thông báo ngay cho Văn phòng HĐND&UBND huyện và phòng Văn hóa và Thông tin để được hướng dẫn, khắc phục khi cần thiết.

Chương II

TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRIỂN KHAI, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Điều 11. Trách nhiệm của cán bộ công chức, cơ quan quan có liên quan trong việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành  

-  Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và và hồ sơ công việc để chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc hàng ngày của cơ quan, đơn vị.

-  Tổ chức thực hiện đúng Quy chế này và các quy định khác có liên quan.

Điều 12. Trách nhiệm của các cán bộ, công chức tham gia sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành  

1. Trách nhiệm của cán bộ, công chức:

-  Thường xuyên sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo tài khoản đã được cấp để giải quyết công việc được giao; xử lý đúng theo quy trình được cơ quan, đơn vị quy định, chịu trách nhiệm về thông tin trao đổi trên phần mềm qua tài khoản sử dụng của cá nhân.

-  Cán bộ, công chức có trách nhiệm bảo mật tài khoản được cấp, thay đổi mật khẩu đăng nhập, không để lộ hoặc cung cấp tài khoản cho người khác biết.

-  Trách nhiệm của công chức Văn phòng.

-  Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc để tiếp nhận, số hóa, khai báo các thông số văn bản đến nhận được từ các nguồn; số hóa, khai báo các thông số văn bản đi do cơ quan, đơn vị ban hành, thực hiện ký số (nếu có) các văn bản chuyển cho các cơ quan, đơn vị liên quan; phát hành văn bản theo chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Thực hiện đăng ký văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy tính và đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy tính theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 và Khoản 2 Điều 9 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

2. Trách nhiệm của Công chức Văn hóa:

-  Đề xuất với Chủ tịch UBND xã cấp phát, thu hồi, sửa đổi, bổ sung tài khoản và phân quyền sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc.

-  Tạo lập, quản lý tài khoản người sử dụng; quản trị hệ thống danh mục trong phần mềm quản lý văn bản và điều hành, trực tiếp sửa đổi, bổ sung khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức trong nội bộ cơ quan, đơn vị.

-  Hỗ trợ, hướng dẫn cán bộ, công chức trong đơn vị sử dụng, vận hành phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc; phối hợp với phòng Văn hóa và Thông tin g khắc phục sự cố (nếu có) và cập nhật, nâng cấp phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

-  Tham mưu cho Chủ tịch UBND xã thực hiện chế độ báo cáo UBND huyện (thông qua Phòng Văn hóa và Thông tin) định kỳ, đột xuất về việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và Hồ sơ công việc.

Điều 14. Trách nhiệm của UBND xã

UBND xã là cơ quan quản lý, vận hành phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc có trách nhiệm:

-  Chỉ đạo, tổ chức thực hiện theo yêu cầu của UBND huyện về quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc để tăng cường sử dụng văn bản điện tử trên địa bàn xã.

-  Thực hiện các quy định và các tiêu chuẩn kỷ thuật liên quan đến triển khai sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, sử dụng phần mềm đúng quy trình, mục đích và có hiệu quả.

-  Đảm bảo vận hành phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc thông suốt trên mạng diện rộng của tỉnh, mạng Internet trên nền mạng Truyền số liệu chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước.

-  Xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật liên quan đến công tác triển khai, nhân rộng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc cho cán bộ, công chức

-  Tổ chức theo dõi, thanh tra, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức sử dụng và quản lý hoạt động của phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo quy định của Quy chế này; xử lý hoặc đề xuất cơ quan có thẩm quyền xử lý các vị phạm theo quy định của pháp luật.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 15. Khen thưởng và xử lý vi phạm

-  Trên cơ sở kết quả thanh tra, kiểm tra và tổng hợp báo cáo, Công chức Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND xã hình thức khen thưởng đối với những cá nhân ứng dụng có hiệu quả phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc.

-  Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại các cơ quan, đơn vị là tiêu chí đánh giá khi bình xét các hình thức thi đua, khen thưởng hàng năm.

-  Các hành vi vi phạm quy định Quy chế này, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo các quy định của pháp luật.

Điều 16. Tổ chức thực hiện

-  Công chức Văn hóa và Văn phòng chủ trì phối hợp tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện Quy chế này; theo dõi, kiểm tra định kỳ báo cáo UBND xã tình hình triển khai của các cơ quan, đơn vị.

-  Công chức Kế toán ngân sách tham mưu, trình UBND xã phê duyệt kinh phí hàng năm cho công tác quản lý, duy trì, vận hành phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong UBND xã.

Trong quá trình thực hiện, nếu gặp vướng mắc, phát sinh các cán bộ, công chức phản ánh cho Công chức VP - TK để tổng hợp, báo cáo UBND xã xem xét, quyết định./.